存證信函是什麼？如何撰寫有效存證信函
收到存證信函該怎麼辦？大多數人一收到存證信函，難免感到驚慌、手足無措，但僅是收到「存證信函」並不代表成為被告，也不一定會走上法院對簿公堂。然而，收到存證信函時該如何回應？不回覆會產生問題嗎？如果想透過存證信函保障自身權利，又有哪些撰寫技巧需要留意？本篇將一次為各位解答，幫助各位以平常心應對法律事務。
#1 什麼是存證信函？又該如何應用？
存證信函其實並不複雜，其主要用途在於：
- 將自身立場與訴求以書面形式正式告知對方
- 作為日後訴訟時的相關證據
然而，存證信函通常具有警示作用，但與最終的法律判決無直接關係，也不代表法院立場，所以收到時先不要過於慌亂，可尋求專業律師事務所協助。若在日常生活中遭遇紛爭，也可利用存證信函的方式，來保障自己的權利。
此外，存證信函的應用沒有特別限制，大多訴求都可以用存證信函的形式說明，又以下列情況較為常見：
- 債務糾紛：如債務人長期拖欠款項，債權人可以透過存證信函要求還款，並明確表示若不履行還款義務，將進一步採取法律行動。
- 租賃合約：常見於租戶未依約繳納租金或存有違約、損壞房屋財產，且屢勸不改時，房東可發送存證信函，提醒租戶需支付相關賠償或費用。
- 商務爭議：許多企業間在合作時都會簽立合約，若發生某方未履行條款的情況，存證信函則可以表明公司立場，正式通知對方進行補償或調整。
例如，「A 公司與 B 公司簽訂合約，A 公司按時完成了專案項目並交付，但B公司卻遲遲未支付尾款。此時，A 公司的法務部門可向 B 公司發出存證信函，明確指出合約中的付款義務，並要求在特定期限內支付款項，否則將採取法律行動。」類似的存證信函往來在各產業的合作案相當常見。
#2 為什麼要使用存證信函？用 LINE 不行嗎？
存證信函以通知為主要目的，但它透過正規管道並以書面形式送達，具備正式性與可查證性，雖然像是電子郵件、簡訊或LINE等通訊軟體也能達到通知效果，但它們可竄改與調整空間太大，作為證據的效力遠不比存證信函。
所以若真的想正式表達自身要求，並考量可能會動用法律資源捍衛權利時，建議還是使用存證信函作為通知方式，這是一般通訊工具無法取代的。
#3 收到存證信函該怎麼辦？不回覆會有麻煩嗎？
一般民眾收到存證信函時，會對於該不該回覆存證信函有所猶疑，此時可透過以下方式進行處理：
#3-1 處理存證信函第一步：仔細閱讀，冷靜回應
收到存證信函後，請冷靜並仔細的閱讀存證信函內容，釐清對方立場與要求，特別是涉及的法律或合約條款。要記住存證信函並不意味著已經列為被告，只是對方正式要求履行義務或澄清特定事項。
#3-2 處理存證信函第二步：尋求專業法律協助
如果不確定該如何回覆或不清楚存證信函中的法律含意，切勿自行解讀法律或是直接忽略存證信函，建議尋求專業律師的協助，不僅可以協助理解信函內容，還可建議合適的回應方式，以避免誤解或回應不當所引發的潛在法律風險。
#3-3 處理存證信函第三步：了解不回應的風險
許多人在閱讀存證信函內容後置之不理，但忽視存證信函可能會帶來後續風險，若對方始終無法得到回應，極有可能直接採取法律行動，導致許多本可私下和解或調停的糾紛最後不得不進入法院，並可能被對方指控惡意逃避等。因此，不論是否同意信函中的要求，建議都適時做出回應。
#4 如何撰寫存證信函：把握 4 大撰寫技巧
現在我們將立場轉換一下，若今天遇到糾紛，需要利用存證信函保護自身權益時，要如何撰寫出有效的存證信函呢？本篇整理出以下4大撰寫技巧，提供給各位參考：
#4-1 存證信函撰寫技巧 1：清晰且不帶情緒的語氣
存證信函應該注重事實陳述，並正確使用法律用語，在撰寫時需使用清晰且中立的語氣，避免帶有情緒性的措辭，以免被對方指控恐嚇或人身攻擊。
$4-2 存證信函撰寫技巧 2：明確陳述事件、訴求與所需行動
存證信函中需清楚列明雙方的基本資訊、事件背景、訴求以及對方需採取的行動等。例如，在發送還款相關的存證信函時，除雙方的資訊外，還應列明需償還金額、付款期限，以及如未付款的後續法律行動等。
#4-3 存證信函撰寫技巧 3：避免模糊或誇大敘述
過於模糊的陳述或誇大的要求可能會削弱存證信函的證據效力，忠實客觀的描述事件事實，以及列出明確具體的法律依據，可以增加存證信函的可信度和正當性。
#4-4 存證信函撰寫技巧 4：建議尋求專業協助
存證信函作為正式的書面通知以及後續訴訟的相關證據，撰寫內容時的用字遣詞、法律用語細節都需小心謹慎。建議在撰寫時可尋求專業律師的幫助，以免因書寫不當而讓存證信函效力大打折扣。
#5 存證信函發送後就沒事了嗎？
為了確保信函能夠順利傳達到對方手中，通常會選擇使用掛號郵件或律師代為送達的方式。如果是親自寄送，則需準備存證信函一式3份，分別作為寄送、郵局存查以及自己保留之用。此外，郵局會以掛號附回執的方式寄送存證信函，以確認對方是否已經收到。
務必保留郵寄收據，並隨時跟進確認對方是否已經收到信函，這樣在未來訴訟中可作為已確實告知的證明。
#6 常見QA
#7 小結
相信大家對於存證信函都有更深入的了解，若是收到存證信函不需要過度緊張，這並不意味著已經成為被告。若需要專業協助，理庫律師可以提供相關服務，讓專業的法律團隊幫助回應信函並保障自身合法權益。理庫律師將以直白易懂的方式，讓你不再害怕法律；用最溫暖的方式，解決你的訴訟困擾吧！
